Оформлення закордонного паспорта особі, яка не досягла 16-річного віку, здійснюється на підставі заяви-анкети одного з батьків (усиновлювачів), опікунів, піклувальників або інших законних представників, у тому числі осіб, уповноважених відповідно до законодавства інших держав на представлення інтересів дитини щодо оформлення паспорта для виїзду за кордон.

До заяви додаються:

• попередній закордонний паспорт дитини, який підлягає обміну (за наявності) (оригінал та копія);

• ID-картка дитини (особам старше 14 років наявність ID-картки є обов'язковою) (оригінал та копія);

• свідоцтво про народження (документ, виданий компетентними органами іноземної держави подається легалізованим (засвідченим штампом «Апостиль») з перекладом українською мовою, засвідченим нотаріально) (оригінал та копія);

  Видані в Німеччині свідоцтва про народження мають бути засвідченими штампом «АПОСТИЛЬ» (APOSTILLE) та перекладені на українську мову присяжним перекладачем, переклад якого так само має бути засвідчений штампом «АПОСТИЛЬ» (APOSTILLE). Документи, видані органами інших іноземних держав мають бути засвідчені у встановленому порядку.
• довідка про реєстрацію особи громадянином України (за винятком випадків, коли батьки особи на момент її народження були громадянами України. На підтвердження громадянства України подаються паспортні документи батьків); 

• документ, який підтверджує легальність перебування на території Німеччини (як правило, Aufenthaltstitel як окремий документ або вклеєний в паспорт) одного з батьків (заявника) та дитини (у разі наявності (оригінал та копія);

• документ, що посвідчує особу законного представника, та документ, що підтверджує повноваження особи як законного представника, у тому числі документ, виданий уповноваженим органом іноземної держави, який підтверджує повноваження особи на представлення інтересів дитини щодо оформлення паспорта для виїзду за кордон, - у разі подання документів законним представником, крім випадків, коли законним представником є один із батьків (оригінал та копія);

• закордонний паспорт дитині, яка не досягла 12-річного віку оформлюється без її присутності за умови надання кольорової фотокартки розміром 10х15 сантиметрів для сканування цифрового зображення обличчя (фотокартка повинна відповідати певним вимогам якості ( .jpg , 5.00 Мб )); 

• квитанція про сплату консульського збору (див. пункт Оплата). За оформлення закордонного паспорта особі до 16 років консульський збір не стягується. Натомість стягується збір лише за розгляд заяви-анкети - 37 євро.

• видруковане (або збережене на смартфоні) підтвердження про запис на прийом у цей день (надходить на електронну пошту, зазначену при реєстрації).