1. Заява-анкета;

2. документ (протокол, довідку з поліції тощо), що підтверджує факт звернення особи щодо втрати або викрадення закордонного паспорта;

3. дві кольорових фотокартки 3,5 х 4,5 сантиметра та одну кольорову фотокартку розміром 10 х 15 сантиметрів (у разі можливості) для внесення відцифрованого образу обличчя особи, на ім’я якої оформляється посвідчення, шляхом сканування;

4. документ, що посвідчує особу, підтверджує громадянство України та/або дає право на виїзд з України і в’їзд в Україну (у разі наявності);

5. копію документа, який було втрачено (у разі наявності);

6. довідка про реєстрацію особи громадянином України (для оформлення посвідчення на повернення дитині, яка народжена за кордоном, та у разі, коли такій дитині не оформлювалися паспортні документи);

7. свідоцтво про народження дитини або документ, що підтверджує факт народження, виданий компетентним органом іноземної держави (якщо оформляється посвідчення дитині);

Якщо свідоцтво про народження дитини видане компетентними органами Німеччини таке свідоцтво подається з перекладом українською мовою. На свідоцтві та на перекладі має бути проставлений апостиль. 

8. паспортний документ того з батьків, хто подає заяву-анкету (у разі подання документів для оформлення посвідчення на повернення дитині);

9. документ, що підтверджує сплату консульського збору (28 євро). Можна здійснити оплату безпосередньо у Генконсульстві (термінал приймає картки німецьких банків).

Оформлене посвідчення видається особисто заявникові або його законному представникові (батькам).

Оформлення та видача посвідчення здійснюються протягом одного робочого дня, але не більш як п’яти робочих днів з дня подання всіх документів і отримання відомостей щодо особи (у разі необхідності проведення додаткових перевірок, передбачених чинним законодавством), та сплати консульського збору.

У разі необхідності надсилання письмового запиту строк оформлення посвідчення може бути продовжено до часу отримання відповіді на такий запит, але не більш як 30 днів.

Термін дії посвідчення визначається виходячи з реальної можливості повернення в Україну пред’явника посвідчення, але не може перевищувати 30 днів.

У разі хвороби, нещасного випадку та з інших причин, передбачених законодавством, строк дії посвідчення може бути продовжено консульською посадовою особою дипломатичної установи на шляху прямування особи до України на строк, необхідний для повернення особи на територію України, але не більш як на 30 днів, за особистим клопотанням заявника або його законного представника.